Contabilidad
Instructivo de Contabilidad en SeeOn, para contadores y auxiliares contables.
El objetivo es dejar la contabilidad configurada y explicar el trabajo del día a día: facturar, cobrar y pagar.
Todas las imágenes de esta guía son pantallas reales del sistema.
Cómo entrar a cada módulo
Abra el menú de módulos en la parte superior (ícono de cuadritos) y elija Contabilidad. El menú de la izquierda cambia según el módulo.
- Principal: Resumen, Terceros, Ventas y Compras.
- Contabilidad: Documentos contables, Asientos y Libro diario.
- Configuraciones: PUC, Comprobantes, Bancos, Centros de costo, cuentas por tipo de producto y bodega, formas de pago, Cuentas de tesorería, Impuestos y Facturación electrónica.
Haga primero toda esta configuración y después la de Nómina. La nómina usa las cuentas, comprobantes y terceros de Contabilidad.
Antes de empezar: conceptos clave
El sistema no permite registrar un asiento descuadrado ni usar cuentas de agrupación. Si falta una cuenta, le dice exactamente cuál falta antes de grabar.
| Término en pantalla | Qué significa para usted |
|---|---|
| Cuenta de movimiento | Cuenta auxiliar del PUC de 6 dígitos o más (por ejemplo 510506 o 25050501). Son las únicas que reciben débitos y créditos. Las de 1, 2 o 4 dígitos son de agrupación. |
| Documento contable | El soporte de una operación: una venta, un cobro o una nómina. Cada uno genera un asiento. |
| Asiento | El registro contable con sus líneas de débito y crédito. Siempre debe cuadrar. |
| Tercero | Cliente, proveedor, empleado o entidad (EPS, fondo, ARL, caja). Cada línea del asiento puede llevar su tercero. |
| Comprobante | El tipo de comprobante contable con su consecutivo: Ingresos, Egresos, Nómina, etc. |
| Reverso | El asiento contrario que se crea al anular algo. El original no se borra: queda el original y su reverso, como en la contabilidad manual. |
Configuración de Contabilidad
Siga estos pasos en orden. La nómina depende de las cuentas, los comprobantes y los terceros que deje listos aquí.
Plan de cuentas (PUC)
Menú: Configuraciones → Plan de cuentas (PUC). Aquí ve todo el PUC con su código, nombre, naturaleza (D = débito, C = crédito) y si es de movimiento (columna Movimiento (6+ dígitos)).
Use el ícono del embudo para buscar por código o nombre y para cambiar de página. Para crear una cuenta auxiliar nueva, pulse Agregar cuenta.
- Código: único; por ejemplo 25050501.
- Cuenta: el nombre de la cuenta.
- Naturaleza: Débito o Crédito.
- Nivel: el nivel de la cuenta.
- Cuenta padre (opcional): escriba parte del nombre o código de la cuenta mayor y elíjala de la lista.
Revise que existan las auxiliares que va a usar en nómina: salarios por pagar (2505), aportes por pagar (2370), retenciones y aportes de nómina (2380/2365), préstamos a empleados (1365), obligaciones laborales (2610…), gastos de personal (5105/5205/7205) y bancos (1110).
Comprobantes
Menú: Configuraciones → Comprobantes. Son los tipos de comprobante con su consecutivo. La nómina usa tres: Nómina, Parafiscales y Prestaciones.
Pulse Agregar para crear uno nuevo, o el lápiz para editar el código, nombre, formato y consecutivo.
Bancos
Menú: Configuraciones → Bancos. Registre cada cuenta bancaria o caja con su cuenta del PUC del grupo 11 (disponible).
Si no registra bancos aquí, el sistema usa el Banco principal de Cuentas de tesorería.
Centros de costo
Menú: Configuraciones → Centros de costo. Es el catálogo de centros de costo. Se asignan en el contrato de cada empleado.
Plantillas de asiento
Menú: Configuraciones → Plantillas de asiento. Lista de plantillas que el sistema usa para algunos eventos automáticos. Normalmente no necesita tocarla.
Cuentas por categoría de producto
Menú: Configuraciones → Categoría de productos y servicios. Para cada categoría, asigne con el lápiz la cuenta de venta (ingreso, grupo 41) y la cuenta de devolución.
Cuentas por tipo de bodega
Menú: Configuraciones → Tipos de bodega y cuentas PUC. Para cada tipo de bodega (materia prima, producto terminado, etc.), asigne inventario (14), costo de ventas (61), venta (41) y devolución.
Formas de pago y cuentas PUC
Menú: Configuraciones → Formas de pago y cuentas PUC. Cada forma de pago de ventas necesita su cuenta por cobrar (o caja/banco si es de contado). Cada forma de pago de compras necesita su cuenta por pagar a proveedores.
Si una forma de pago aparece con un texto en rojo, le falta la cuenta. Las facturas con esa forma de pago no se podrán contabilizar hasta corregirla. Use una cuenta auxiliar de movimiento, no una cuenta de grupo.
Cuentas de tesorería
Menú: Configuraciones → Cuentas de tesorería. Son las cuentas por defecto que usan los módulos cuando no tienen una cuenta propia.
En cada casilla escriba parte del nombre o del código de la cuenta y elíjala de la lista. Pulse Guardar. Debe salir el aviso verde «Registro guardado».
| Campo | Para qué se usa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Banco principal | Banco del que salen los pagos de nómina y gastos | 11100501 Bancos |
| Banco de viáticos | Banco desde el que se entregan viáticos | 111005xx |
| Cuentas por pagar gastos | Proveedores de gastos | 2335xx |
| Salarios por pagar | Neto de nómina pendiente de pago | 25050501 |
| Préstamos a empleados | Cuenta por cobrar al trabajador; se abona con la cuota descontada en nómina | 13659501 |
| IVA descontable | IVA de compras y gastos | 2408xx |
| Gasto de viáticos | Gasto al legalizar viáticos | 5155xx |
Para la nómina son obligatorias tres cuentas: Banco principal, Salarios por pagar y Préstamos a empleados (esta última solo si hay préstamos). Sin ellas el sistema no deja registrar pagos ni cerrar la nómina, y le avisa cuál falta.
Impuestos y retenciones
Menú: Configuraciones → Impuestos y retenciones. Catálogo de IVA, impoconsumo, retención en la fuente y reteICA.
Pulse Agregar y llene el código, el nombre, el tipo (IVA, impoconsumo, retención en la fuente o reteICA), la tarifa (%) y las cuentas de ventas, compras, devolución en ventas y devolución en compras.
Facturación electrónica
Menú: Configuraciones → Facturación electrónica. Aquí van los datos del proveedor tecnológico de facturación electrónica: usuario, token, prefijos y resoluciones DIAN.
El soporte técnico entrega estos datos al activar la facturación electrónica. Usted debe verificar que el prefijo y el número de resolución coincidan con la resolución vigente de la DIAN.
Terceros
Menú: Principal → Terceros. Lista de clientes, proveedores, empleados y entidades.
- Los empleados de nómina se crean como tercero automáticamente al guardarlos.
- Las entidades (EPS, fondos, ARL, caja) se crean como tercero al registrarlas en Nómina → Fondos.
- Los íconos de la columna Acciones sincronizan o envían el tercero al proveedor de facturación electrónica.
Uso diario de Contabilidad
Con la configuración lista, el día a día se reparte entre ventas (facturar y cobrar) y compras (recibir facturas y pagar).
Factura venta
Ventas → Factura venta muestra las facturas emitidas con pedido, cliente, forma de pago y fecha, además del estado, número de factura, valor y estado ante la DIAN.
Los mensajes en rojo en una factura indican por qué no se pudo contabilizar. Por ejemplo, «la condición de pago no tiene cuenta PUC configurada» o «el cliente no está creado en terceros». Corrija la configuración de formas de pago o de terceros y la factura se contabiliza.
Pendiente por factura
Pedidos entregados que aún no se han facturado. Desde aquí puede facturar o asociar una factura existente.
Recibos de caja
Los cobros a clientes con su fecha real. Cada cobro registra el ingreso al banco y baja la cuenta por cobrar. La columna Asiento muestra el número del asiento generado.
Notas crédito
Devoluciones o descuentos sobre facturas emitidas.
Cuentas por cobrar
Saldo pendiente por cliente y por factura.
Órdenes de compra
Compras del módulo de inventario, con su estado y si ya tienen factura o documento soporte.
Factura compra
Registre aquí la factura del proveedor asociada a la orden de compra.
Si arriba aparece «No hay formas de pago de compra con cuenta CxP asignada», primero vaya a Formas de pago y cuentas PUC (botón azul de la misma pantalla) y asigne la cuenta por pagar.
Documentos soporte
Compras a personas no obligadas a facturar.
Pagos
Egresos a proveedores. Cada pago da de baja la cuenta por pagar y registra la salida del banco o la caja.
Cuentas por pagar
Saldo pendiente por proveedor.
Consultas contables: documentos, asientos y libro diario
Desde el bloque Contabilidad consulta lo que ya se contabilizó: el documento, el asiento y el movimiento en el libro diario.
Documentos contables
Menú: Contabilidad → Documentos contables. Lista de todos los documentos que generaron contabilidad.
| Nombre en pantalla | Qué es |
|---|---|
| venta | Factura de venta |
| pago_cliente | Recibo de caja |
| nomina | Causación de la nómina del mes |
| nomina_aportes | Aportes a seguridad social y parafiscales a cargo de la empresa |
| nomina_provisiones | Provisión de prima, vacaciones, cesantías e intereses |
| nomina_pago | Pago de nómina (salida del banco) |
| nomina_reverso | Reverso por anulación de nómina o de un pago |
Asientos
Menú: Contabilidad → Asientos. Cada fila es un asiento con su fecha, origen, estado, descripción y cantidad de líneas.
Pulse el ícono de lista (columna Acciones) para ver las líneas del asiento con código, cuenta, tercero, concepto, débito y crédito. Abajo aparece el total, que siempre debe cuadrar.
Libro diario
Menú: Contabilidad → Libro diario. Muestra los movimientos en orden de fecha con asiento, código, cuenta, tercero, concepto, débito y crédito.
Por defecto el filtro llega hasta hoy. Los asientos del cierre de nómina quedan con la fecha final del mes (por ejemplo 31/10). Si no los ve, amplíe la Fecha final.
Lista de chequeo
Use esta lista una sola vez, al dejar lista la contabilidad.
Configuración inicial
- PUC con las auxiliares necesarias (bancos, 1365, 2370, 2380, 2505, 2610, 5105/5205/7205).
- Comprobantes Nómina, Parafiscales y Prestaciones creados.
- Bancos registrados o, como mínimo, el Banco principal en Cuentas de tesorería.
- Centros de costo creados.
- Cuentas de categorías de productos y tipos de bodega.
- Formas de pago de ventas y compras con su cuenta, sin textos en rojo.
- Cuentas de tesorería: Banco principal, Salarios por pagar y Préstamos a empleados.
- Impuestos y retenciones.
- Datos de facturación electrónica verificados con la resolución DIAN.